办公地点：信息学部国际交流服务中心一楼 109室

办公电话：87689279  邮箱：visa@whu.edu.cn

适应对象：教职工、学生

一、应邀出访人员收到合格邀请函等相关材料后，请离启程时间至少60天登录武汉大学信息门户——外事综合管理系统(http://ws.whu.edu.cn/)申报出访任务。当校内审批通过后，出访人员请将生成的所有材料(含上传材料)自行下载打印并提交纸质报批材料。

二、《因公赴台人员备案表》(系统自动生成的)，经所在单位/部门审批后，按照干部人事管理权限，学校中层副职及以上领导干部报党委组织部备案，其他教职工报人事部备案。口腔医院、中南医院、人民医院的中层正职须先报湖北省委组织部备案同意后，再行外事综合管理系统申报。本科生、研究生分别报学生工作部、研究生工作部备案。

三、《武汉大学因公出国(境)人员申请表》(此表在外事自助服务终端上打印，教职工出访人员需返校后操作)。

四、提交纸质报批材料(须合格、完整，否则无法办理《赴台批件》或《确认件》)：

(一)系统自动生成的材料：

1、《武汉大学因公出国(境)告知事项》，须团组负责人亲笔签名，原件1份。

2、《因公赴台人员备案表》(其用途，详见备案表说明)经签批(公章)完成的表格，原件2份。

3、《赴台人员名单》(无需签字和盖章)打印5份。

(二)上传邀请方提供的中文繁体材料：

邀请函、详细日程安排表以及参加学术会议材料中的活动时间(须为公元纪年)、活动名称和邀请单位公章均须保持一致。

1、合格的邀请函(须由交流所在单位发出的并为真实有效的正式函件)，复印件2份。

2、合格的详细日程安排表(表中的抵达、离开的时间须单独列出，并明确“台湾地区”；内容：①须以学术活动为主；②不能填为“自由活动”或“休息”等等)，复印件2份。

3、参加两岸学术会议或活动须增补以下材料：

1)大陆参会人员总名单，复印件2份。

2)参加社科类会议提交论文者须有本校人文社会科学研究院签批(公章)的论文提纲，原件2份。

4、参加国际学术会议或活动须增补以下材料：

1)所有参会人员总名单，复印件2份。如为外文版的，还须提交中文翻译件2份。

2)参加社科类会议提交论文者须有本校人文社会科学研究院签批(公章)的论文提纲，原件2份。

3)政治承诺书，须说明为单纯的学术会议或活动，复印件2份。

(三)上传其他所需材料：

1、邀请方背景材料(word文档的简介或章程)，复印件1份。

2、8天(含)以上出访的(交换生除外),须有所在单位/部门领导签批(公章)的实质性内容的说明或计划书，原件2份。

3、参加省外单位组团(即双跨团组)的，须增补以下材料：

1)双跨团组征求意见函原件和复印件各1份。

2)出国(境)任务通知书及全团人员名单原件和复印件各1份。

3)出国(境)任务批件复印件2份(视情况提供)。

4、65-69岁出访人员须有所在单位/部门签批(公章)的说明书，本人出具一年之内校医院或二甲医院体检的健康证明和家属同意书原件各1份。

5、70岁(含)以上出访人员须出具三级甲等医院一年之内体检的健康证明和家属同意出访的意见书以及所在单位/部门担保证明(公章)原件各1份。

6、本科生、研究生有经签批(公章)完成的《武汉大学本科生/研究生出国(境)申请表》(非涉密人员)(此表在本科生院、研究生院网站或在本系统的帮助里下载)和书面申请报告(有所在单位/部门领导签批和港澳台办意见)。

五、经各级领导和相关部门审批、备案同意后，审批专办员按学校流程，通过OA系统报请校级领导同意签发学校公文及处理。

六、湖北省外国机构服务中心(信息学部国际交流服务中心209室)专办员将学校公文以及相关材料送至湖北省台办办理《赴台任务批件》及批复或《确认件》(每周二和五下午送签)。

七、应邀出访人员收到审批专办员发出的短信通知后，前往信息学部国际交流服务中心一楼 109室领取《赴台批件》或加《确认件》(此件的复印件为报销的重要凭证之一，请注意保存)及相关材料，同时与湖北省外国机构服务中心专办员结算相关费用。

八、应邀出访人员持《赴台批件》或加《确认件》及相关材料，并在《赴台批件》的30日有效期内自行前往武汉市公安局出入境管理局办理大陆居民《往来台湾地区通行证》及赴台应邀(Y)签注或持有效《大陆通行证》（简称）仅办理Y签注。

九、出访。须持大陆居民《往来台湾通行证》(有效签注)和高清彩色打印的《台湾地区入出境许可证》出入境，同时严格按照审批的时间(日程安排内)执行任务。

十、出访人员返校后20天内在外事综合管理系统中上传《武汉大学因公出国(境)访问、交流总结表》和《赴台批件》。如在台停留15天以上需上传不少于3000字的总结。